Suspensjon betyr at arbeidsgiver pålegger arbeidstaker å fratre arbeidsforholdet mens arbeidsgiver undersøkes om arbeidstaker har gjort seg skyldig i forhold som kan medføre avskjed. Her kan du lese mer om hvilke krav loven stiller til arbeidsgivers saksbehandling før beslutningen om suspensjon treffes.
Er du medlem av LO-advokatenes Facebook-gruppe? Takk for at du deler innlegg og inviterer dine Facebook-venner til gruppa!
Kravene til arbeidsgivers saksbehandling er lik en vanlig oppsigelsesprosess. I arbeidsmiljøloven (aml) § 15-13 fjerde ledd er det bestemt at «Ved suspensjon gjelder bestemmelsene i §§ 15-1, 15-4 og 15-12 tilsvarende så langt det passer.»
Aml § 15-1 pålegger arbeidsgiver drøftingsplikt før beslutning tas:
«Før arbeidsgiver fatter beslutning om oppsigelse, skal spørsmålet så langt som praktisk mulig drøftes med arbeidstaker og med arbeidstakers tillitsvalgte, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes.»
Suspensjonsbestemmelsen har en modifikasjon ved at oppsigelsesreglene gjelder «så langt det passer». Dette er kun tatt inn for å ha en mulighet til å fravike reglene hvis det viser seg at situasjonen ved suspensjon avviker mye fra en oppsigelse.
Det er ingen grunn til å anvende drøftingsreglene annerledes ved suspensjon enn ved oppsigelse.
Det er i første rekke der arbeidsgiver ikke oppnår kontakt med arbeidstaker, eller at arbeidstaker unndrar seg å møte, at drøfting kan unnlates. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt under møtet. Bestemmelsen må forstås som støtteperson i form av tillitsvalgt, eller en annen rådgiver, herunder en advokat.
I innkallingen til møtet må det derfor tas hensyn til tillitsvalgtes mulighet for deltakelse. Det er brudd på drøftingsplikten å kalle inn en ansatt til et møte hvor verken tema er oppgitt, eller tillitsvalgt er involvert. Samtidig bygger tillitsvalgtes deltakelse på aksept fra den ansatte slik at vedkommende her må gis mulighet for et valg.
Det anbefales at den ansatte alltid lar seg bistå av tillitsvalgt. Drøfting ved suspensjon vil normalt være en stor mental belastning, arbeidstaker konfronteres ofte med alvorlige beskyldninger som det kan være vanskelig å forsvare seg mot. Å ha en støtteperson under møtet, og i oppfølgingen etterpå, kan være svært viktig, med blant annet råd om hvordan arbeidstaker skal reagere hvis suspensjon besluttes.
Drøftingsplikten er begrunnet med at arbeidsgiver skal ha et forsvarlig grunnlag for å ta en avgjørelse. Det er derfor viktig at arbeidstaker blir informert om hvilke forhold og bevis som ligger til grunn for arbeidsgivers vurderinger, og blir gitt adgang til å kommentere og imøtegå dette.
Drøftingene skal være reelle, det vil si at arbeidsgiver ikke kan komme med en «ferdigskrevet beslutning» hvor arbeidstakers deltakelse bare er en formalitet. Kun i svært sjeldne tilfeller kan det være forsvarlig å droppe drøftingen.
En suspensjon skal ikke komme overraskende på en ansatt. Så langt det er forsvarlig for opplysning av saken, skal arbeidstaker gjøres kjent med de faktiske forhold, og arbeidsgivers vurderinger om at dette oppfyller grunnvilkåret om avskjedsgrunn.
Bestemmelsen inneholder ingen plikt til referat eller annen dokumentasjon, men det er i begge parters interesse at det skrives referat. Særlig sett fra arbeidsgivers side som har bevisbyrden for at suspensjonen er lovlig.
Referatet bør være så konkret som mulig og gjengi både arbeidstakers og arbeidsgivers syn. Arbeidsgiver vil som oftest skrive referatet, men har ingen anledning til å «diktere» arbeidstakers anførsler.
Om det ikke oppnås enighet om et felles referat, kan hver av partene skrive inn sin del av dette. Arbeidstaker bør være oppmerksom på hvordan referatet settes opp, slik at det ikke framkommer innrømmelser som det ikke er grunnlag for. Samtidig vil det være lite tillitsvekkende at kritikkverdige forhold avvises bastant, mens det senere viser seg arbeidsgivers opplysninger var korrekte.
Brudd på drøftingsplikten har ingen gyldighetsvirkning, det setter ikke suspensjonen til side. Det er en saksbehandlingsfeil som vil inngå i domstolens samlede vurdering av saken. Som ved en oppsigelse kan en slik saksbehandlingsfeil, sammen med andre mangler ved suspensjonsgrunnlaget, føre til at suspensjonen kjennes ugyldig. Det er derfor altfor enkelt å hevde at drøftingsplikten kun er en formalitet.
Arbeidsmiljølovens suspensjonsregel henviser til formkravene som gjelder ved oppsigelse, det vil si reglene i aml § 15-4.
Suspensjon skal alltid skje skriftlig. Suspensjonen skal enten overleveres personlig, eller sendes rekommandert. Suspensjon anses som å ha funnet sted når den har kommet fram til arbeidstaker, det vil si når hen er i stand til å gjøre seg kjent med beslutningen. På samme måte som ved oppsigelse/avskjed er det ikke adgang til å benytte e-post.
Arbeidsgiver er pålagt å informere om arbeidstakers mulighet til å angripe suspensjonen. For det første skal det gis informasjon om mulighetene til å kreve forhandlinger etter aml § 17-3. Krav om forhandlinger skal framsettes skriftlig. For de tilfellene hvor suspensjonen fortsatt løper, gjelder ingen frister. Dersom suspensjonen er avsluttet, må kravet fremmes senest innen to uker etterpå.
Arbeidsgiver må også opplyse om adgangen til å reise søksmål om suspensjonens gyldighet. For de suspensjoner som fortsatt er løpende, gjelder ingen søksmålsfrist. Dersom suspensjonen er avsluttet, må søksmål reises innen åtte uker etter forhandlingenes avslutning, alternativt åtte uker etter at suspensjonen ble mottatt dersom forhandlinger ikke er avholdt. Dersom det kun kreves erstatning, er søksmålsfristen seks måneder fra disse tidspunktene.
Spesialbestemmelsen i aml § 15-5 om at det kan fremmes gyldighetssøksmål innen fire måneder ved formuriktighet, gjelder kun ved oppsigelse og ikke ved suspensjon.
Suspenderte har ikke den samme mulighet som oppsagte arbeidstakere når det gjelder rett til å stå i stillingen under forhandlingene, og senere ved en eventuell rettslig tvist. Suspensjon vil miste sin hensikt som et undersøkende virkemiddel dersom den suspenderte arbeidstaker skulle ha anledning til å møte på arbeid i suspensjonsperioden.
Retten til å stå i stilling er regulert i aml § 15-11 og omhandler tvister om et arbeidsforhold er lovlig bragt til opphør. Suspensjon gjelder ikke opphør av arbeidsforholdet, kun tilsidesettelse av deler av arbeidsavtalen en periode. Suspensjon er heller ikke omtalt i bestemmelsens tredje ledd om adgangen til rettslig kjennelse for å stå i stillingen.
Dersom arbeidsgiver ikke har oppfylt den lovpålagte informasjonsplikten i aml § 15-4, gjelder ingen søksmålsfrister. Da kan et søksmål fremmes en god stund etter at suspensjonen ble avsluttet, men det ligger i sakens natur at det er lite hensiktsmessig at et søksmål fremmes måneder eller år etter at forholdet fant sted. Hvor yttergrensene går er ikke lett å angi, men en lang periode uten at suspensjonen angripes kan anses som passivitet hvor søksmålsretten faller bort.
Et særtrekk ved suspensjon er som nevnt midlertidigheten. Det er ikke satt noen absolutt begrensning for suspensjonens lengde i aml § 15-13 andre ledd, men det kreves en løpende vurdering fra arbeidsgivers side om det er grunnlag for fortsatt suspensjon:
«Det skal vurderes fortløpende om vilkårene etter første ledd er oppfylt. Dersom det ikke er tilfelle, skal suspensjonen straks oppheves. Suspensjon utover tre måneder må være begrunnet i forholdets særlige art.»
Bestemmelsen har innebygd en «fot i bakken». Bare unntaksvis kan en suspensjon vare utover tre måneder, dette må i så fall begrunnes «i forholdets særlige art». Et forhold som kan gjøre at suspensjonen trekker ut, kan være at det pågår politietterforskning rundt det samme forhold. Det kan være i begge parters interesse at det foreligger en påtaleavgjørelse i saken, men arbeidsgiver er likevel forpliktet til en aktiv saksoppfølging og kan ikke lene seg på en uavklart politietterforskning alene. Det gjelder andre beviskrav i strafferetten enn i sivilretten, også når en suspensjon er begrunnet i et mulig straffbart forhold. Det er derfor ingen motsigelse mellom frikjennelse i straffesak og gyldig avskjed for samme forhold. Arbeidsgiver er ikke forpliktet til å avvente politietterforskningen, men kan avslutte suspensjonen og gå til avskjed dersom egne undersøkelser tilsier det.
Det er ikke gitt noen egne saksbehandlingsregler dersom arbeidsgiver beslutter suspensjon utover tre måneder. Det må imidlertid gjøres et nytt begrunnet vedtak som sendes arbeidstaker skriftlig. God saksbehandling tilsier også at arbeidsgiver har en ny samtale med arbeidstaker for å sjekke sakens faktiske forhold, og motta innspill på betydningen av fortsatt suspensjon. Arbeidsgiver bør tidsbegrense forlengelsen slik at partene har noe konkret å forholde seg til, selv om dette ikke er et krav etter loven. Ut fra omstendighetene kan periodene forlenges, og loven setter ikke andre grenser enn bare unntaksvis ut over tre måneder.
Formålet med suspensjon er som nevnt å avklare om det foreligger grunnlag for avskjed, det er dette som er førende for hva som skal skje i suspensjonstiden. Arbeidsgiver må vise aktivitet og gjøre de tiltak som er nødvendige for å avklare sakens faktiske forhold. Arbeidsgiver kan ikke beslutte suspensjon og la tiden løpe uten aktivitet. Ofte vil det handle om forklaringer fra vitner og involverte. Selv om det har blitt avholdt drøftingsmøte med arbeidstaker før suspensjonen, kan det være aktuelt å ha nye samtaler slik at den suspenderte får anledning til å kommentere det som har tilkommet underveis.
Retten til kontradiksjon, dvs. retten til å uttale seg og imøtegå, er viktig, og dette er et ansvar som påligger arbeidsgiver. Undersøkelsen kan bestå i gjennomgang av skriftlig materiale som gjennomgang av logger og PC-materiale, eller gjennomsyn av videoer og annet overvåkingsmateriale som foreligger.
I norsk rett har vi ingen bestemte regler om såkalt «ulovlig ervervede bevis», domstolenes avgjørelse bygger på fri bevisvurdering. Om et ulovlig bevis skal tillates ført, beror på en samlet vurdering, herunder om bevisføringen er en fortsatt krenkelse av den personlige integritet.
Arbeidsgivers adgang til å gjennomgå den ansattes e-post er regulert i aml § 9-5. Det stilles også lovlighetskrav til videoovervåking og andre kontrolltiltak i lovens kapittel 9. Det må kunne forutsettes i et seriøst arbeidsforhold at arbeidsgiver forholder seg til de rettslige skranker for innsyn, tilsyn og kontroll, men skulle bevisene være innhentet ved ulovlige metoder, vil ikke det alene gjøre en suspensjon ugyldig. Ulovlighetene vil derimot kunne få betydning for erstatningen størrelse dersom en suspensjon skulle underkjennes av en domstol på et senere tidspunkt.
Så snart arbeidsgiver får bekreftet eller avkreftet grunnlaget for suspensjon, skal den opphøre umiddelbart. Er grunnlaget avkreftet, gjeninntrer arbeidstaker straks i stillingen. Da er forholdet opp og avgjort, arbeidsgiver har ikke adgang til å gjøre endringer i tilsettingsforholdet, for eksempel flytte vedkommende til en annen avdeling. I så fall må dette bygge på et nytt og annet grunnlag, for eksempel at det kan skje i kraft av arbeidsgivers styringsrett.
Dersom arbeidsgiver får bekreftet suspensjonsgrunnlaget, skal suspensjonen også opphøre straks. Personalsaken går da videre. Det er imidlertid ingen nødvendig sammenheng mellom at det er godtgjort grunnlag for avskjed og at det gis en avskjed. Her skal også arbeidstakers interesser avveies mot det behov arbeidsgiver har av å avslutte arbeidsforholdet umiddelbart. Det kan foreligge vektige forhold på arbeidstakers side som gjør en avskjed uforholdsmessig tyngende. En oppsigelse i stedet kan mildne konsekvensene noe. En slik avveining plikter arbeidsgiver alltid å gjøre.
Dersom prosessen går videre mot en oppsigelse eller avskjed, må arbeidsgiver alltid starte med et nytt drøftingsmøte i medhold av aml § 15-1. Drøfting forut for suspensjon er ikke tilstrekkelig, det er et helt annet rettslig grunnlag som er gjeldende nå.
Ansatte i kommuner og fylkeskommuner omfattes av arbeidsmiljølovens regler. En ansatt vil samtidig ha status som «part» i forvaltningslovens forstand. For denne ansattgruppen foreligger det dermed et to-sporet system hvor også forvaltningslovens regler gjelder.
Suspensjon er et «enkeltvedtak» i lovens forstand, se forvaltningsloven § 2 andre ledd. Et kommunalt organ må derfor også overholde forvaltningslovens regler i tillegg til saksbehandlingsreglene i arbeidsmiljøloven. Forvaltningsloven stiller for eksempel krav om forhåndsvarsel i § 16, forsvarlig saksutredning i § 17 og rett til dokumentinnsyn i § 18. Det er en del begrensninger i innsynsretten som ikke gjennomgås her.
En viktig forskjell mellom suspensjon og oppsigelse/avskjed er at klageadgangen er i behold i suspensjonstilfellene. Suspensjon omfattes ikke av unntak fra klagebehandling i forvaltningsloven § 3 tredje ledd. I suspensjonsvedtaket må det derfor gis opplysninger om klageadgang, klagefrist mv., som mulighetene til å be om utsatt iverksettelse. Forvaltningsorganet eller klageorganet må da ta stilling til om klagen skal gis såkalt oppsettende virkning.
Aml § 15-13 har avslutningsvis en henvisning til rettsvirkningsbestemmelsen i aml § 15-12. Det innebærer at arbeidstaker gjennom søksmål kan kreve suspensjonen kjent ugyldig. Rettsvirkningen av dette vil være at retten underkjenner suspensjonen fordi den mangler rettslig grunnlag, det vil si at de påberopte forhold ikke holder som avskjedsgrunn, eventuelt i kombinasjon med saksbehandlingsfeil.
Den suspenderte kan enten som et selvstendig krav, eller i kombinasjon med en ugyldighetspåstand, fremme krav om erstatning. Erstatning kan gjelde økonomisk tap som følge av suspensjon, men dette vil gjerne ikke være så aktuelt for de fleste fordi aml § 15-13 tredje ledd jo fastslår at den suspenderte skal beholde samme lønn som før suspensjonen. Det vil derfor kun være i de mer spesielle tilfeller at arbeidsgiver pålegges å erstatte tapt lønn.
Derimot kan erstatning for påført tort og svie (oppreisning eller erstatning for ikke-økonomisk skade) ofte være aktuelt. Arbeidsmiljølovens § 15-12 andre ledd anviser et vidt skjønn for utmålingen; «Erstatningen fastsettes til det beløp som retten finner rimelig under hensyn til det økonomiske tap, arbeidsgivers og arbeidstakers forhold og omstendighetene for øvrig.»
Dersom saksbehandlingen har vært forsvarlig, grunnlaget for suspensjonen har vært alvorlig, men de faktiske forhold uoversiktlige, eller den suspenderte selv har bidratt til sakens forhold og uklarheter, kan dette være omstendigheter som taler for lav eller ingen oppreisning.
Derimot vil slett saksbehandling, mangelfullt grunnlag og belastende forhold ellers lett tale for en høyere oppreisning. I Fosen tingretts dom 14. november 2014 (14-145835 TVI-FOSN) fastsatte retten enstemmig oppreisningserstatningen til kr 100 000. Det var særlig den uforsvarlige saksbehandlingen fra kommunens side som begrunnet beløpets størrelse.
Facebook
Twitter
LinkedIn
E-post
